Slik dokumenterer du tilleggsarbeid, så det faktisk blir fakturert

De fleste som har drevet prosjekter, kjenner situasjonen. Kunden ber om noe ekstra ute på plassen. Det er småting: et stillas som må flyttes, en åpning som må tettes, en vegg som skal stå et annet sted. Montørene løser det, fordi det er det de er gode på. Tre uker senere kommer fakturaen, og da husker ingen helt hva som ble avtalt, hvem som ba om det eller hvor lang tid det tok.

Resultatet er sjelden en stor tvist. Oftere er det verre. Tillegget blir aldri fakturert, eller det blir fakturert med et lavere beløp fordi grunnlaget er for tynt til å stå på.

Jeg så dette i ti år med levering og montering av kjøkken, og senere som COO i stillasbransjen. Det var sjelden uenighet om at arbeidet var gjort. Oftere var arbeidsordren for vag til at montøren så hvor grensen gikk mellom det som var avtalt, og det som kom i tillegg – enten det ble bestilt på stedet eller måtte gjøres for å komme videre. Timene ble ført på «prosjekt X», uten at det sto hva som faktisk var gjort.

Problemet er ikke viljen, men avstanden

Tilleggsarbeid oppstår ute, mens dokumentasjonen lages inne. Montøren vet hva som skjedde, men har verken tid eller verktøy til å skrive det ned. Prosjektlederen har verktøyene, men var ikke der. Hver dag som går mellom hendelsen og notatet, forsvinner detaljer.

Mange har gode programmer for timeregistrering. Men de er laget for å føre timer, ikke for å fortelle hva som skjedde. Skal montøren skille ut flere oppgaver på samme sted, melde fra om noe han er usikker på, eller legge ved bilder, blir terskelen fort for høy. Da blir det én linje: åtte timer på prosjekt X.

Språk gjør avstanden større. Mange lag har montører som forklarer seg best på sitt eget språk. Da blir beskjeden kortere, eller den blir ikke gitt i det hele tatt.

Hva bør dokumenteres?

Et godt grunnlag for tilleggsarbeid svarer på fem spørsmål:

1. Hvor? Prosjekt, adresse og nøyaktig sted: etasje, akse, rom eller fasade.
2. Hva? Hva som ble gjort, og hvorfor det er utenfor det som var avtalt.
3. Hvem ba om det? Navn og rolle på den som bestilte eller godkjente endringen.
4. Når? Dato og helst klokkeslett. Når ble det bestemt, og når ble det utført?
5. Hvor mye? Timer, antall personer, materialer og maskiner. Skill mellom det som er anslått og det som er bekreftet.

I tillegg er bilder ofte det sterkeste beviset, gjerne før og etter. Et bilde med dato sier mer enn en halv side tekst.

Samme dag, ikke samme uke

Den viktigste regelen er enkel: noter tillegget samme dag. Det trenger ikke være perfekt. En kort dagsrapport – hva ble gjort, hva er usikkert, og et par bilder – er bedre enn en ryddig rapport fredag ettermiddag. Er montøren i tvil om noe er et tillegg, er det bedre at han melder det, og at prosjektlederen avgjør. Det ryddige kan prosjektlederen lage etterpå, så lenge råmaterialet finnes.

Gjør det lett for montøren. Jo flere skjemaer, innlogginger og felt som må fylles ut, desto sjeldnere skjer det. Det som fungerer ute, er det som tar under ett minutt.

Prosjektlederen kontrollerer

Montørens beskjed er råmaterialet, ikke det ferdige dokumentet. Prosjektlederen bør:

• bekrefte prosjekt og sted
• kontrollere timer og mengder, og ikke gjette der det er usikkert
• skrive det som en ryddig beskrivelse kunden forstår
• merke det som er anslag, og det som er bekreftet
• ta vare på den opprinnelige beskjeden, i tilfelle det blir spørsmål senere

Et ferdig bilag bør kunne legges ved fakturaen eller sendes kunden uten forklaring.

Husk kontrakten

Mange kontrakter har egne regler for varsling av endringer og tillegg. Standardkontraktene i NS-serien (for eksempel NS 8405, NS 8406 og NS 8407) har bestemmelser om varsling, og for sene varsler kan i verste fall føre til at kravet faller bort. Dokumentasjon er ikke det samme som et varsel. Men uten god dokumentasjon er det vanskelig både å varsle riktig og å få betalt. Sjekk hva kontrakten krever, og hvem som skal varsle hvem.

Kort oppsummert

• Noter samme dag, kort og med bilde.
• Svar på hvor, hva, hvem, når og hvor mye.
• La montøren melde enkelt, og la prosjektlederen kontrollere og ferdigstille.
• Ta vare på originalen.
• Sjekk kontraktens krav til varsling.

Last ned sjekklisten (PDF) og heng den opp i brakka, eller del den med prosjektlederne.