HMS-styring
HPT Kontroll › HMS-styring
HPT Kontroll · HMS-styring
Fra HMS-melding til tiltak som blir gjennomført og dokumentert
For firmaer med folk ute på byggeplasser og oppdrag. De ansatte melder farlige forhold, nestenulykker og skader fra telefonen, på eget språk. HMS-ansvarlig vurderer saken og bestemmer tiltak med ansvarlig og frist. Vernerunder og risikovurderinger planlegges i et årshjul, og sikker jobb-analyse (SJA) startes direkte når en jobb skal gjøres. Funnene følges opp på samme måte som meldingene.
Der HMS-arbeidet ofte stopper
Folk melder ikke, fordi det er tungvint eller fordi de ikke skriver godt norsk. Det som meldes, blir liggende, fordi ingen har fått ansvaret. Og når noen spør hva som er gjort, ligger svaret spredt i e-post, permer og hukommelse. HMS-styring gjør de tre stegene enklere: melde, følge opp og dokumentere.
Ute på oppdrag
Medarbeideren melderÅpner firmaets lenke og forteller hva som skjedde, med tale, tekst eller bilde. Ingen app eller konto. Samme lenke viser også rutinene firmaet har valgt å dele.
Logger inn
HMS-ansvarlig vurderer og bestemmerKontrollerer mot originalen, registrerer konsekvenser og alvorlighet, tar en beslutning og fordeler tiltak.
Logger inn
Den som har tiltaket, gjennomførerSer egne tiltak under «Mine», registrerer når de er gjort, og ledelsen ser statistikk og hva som har forfalt.
Fra melding til avsluttet sak
Hver HMS-sak går gjennom de samme tre trinnene. Det gjør det lett å se hvor en sak står, og hvem som skal gjøre noe.
Sikre og meld fra
Farlige forhold sikres først. Deretter melder den ansatte med tale, tekst eller bilde, og forteller hva som ble gjort med en gang. Meldingen kan også registreres direkte av den som er logget inn.
Fakta
AI lager et utkast på norsk. Du kontrollerer det mot originalen, retter og markerer at originalen er gjennomgått.
Vurdering og beslutning
Du velger kategori, registrerer personskade, alvorlighet og videre håndtering, og registrerer beslutningen.
Oppfølging
Tiltak får ansvarlig og frist. Når alle er gjennomført eller avsluttet med en beslutning, avslutter du saken og registrerer effekten.
Det planlagte HMS-arbeidet
Årshjulet viser aktivitetene firmaet har valgt gjennom året. Herfra starter dere aktivitetene, og funnene havner i den samme oppfølgingen som HMS-meldingene.
Vernerunde på lageret
- Runden startes fra årshjulet. Siri går gjennom områdene og kontrollpunktene på telefonen eller nettbrettet, og tar bilder underveis.
- Funn registreres. Ved nødutgangen står det paller. Siri registrerer funnet med bilde.
- Runden fullføres. Siri ser en oppsummering før hun fullfører. Funnene blir tiltak, samlet i én HMS-sak for runden, med område og kontrollpunkt som kilde.
- Tiltaket følges opp. Lagerleder får tiltaket «Hold nødutgangen fri, merk sonen i gulvet» med frist, og ser det under «Mine».
- Rapport. Vernerunden har en rapport som PDF, og runden telles med i statistikken over utførte aktiviteter.
Sett opp runden på PC for hvert arbeidssted, med områder, punkter som gjelder hele stedet, og firmaets egne punkter. Oppsettet huskes til neste runde, og selve runden gjøres på mobilen. Opptil tre bilder per punkt. Funnene blir tiltak når runden fullføres.
Den overordnede vurderingen av farer, risiko og tiltak for virksomheten. Planlegges i årshjulet, for eksempel årlig og når noe endres. Rapport som PDF. Tiltak fra HMS-saker kan overføres hit.
Planlegges ikke i årshjulet, men startes direkte før en jobb. Arbeidstrinn med farer og sikkerhetstiltak, gjennomgang med deltakerne og beslutning om oppstart. Dere kan bruke egne maler.
Et utgangspunkt for planen: gå gjennom arbeidsmiljøet for en enhet eller et arbeidssted, og følg forholdene over tid. Kartleggingen er ikke anonym, og den skal ikke inneholde navn eller opplysninger om enkeltpersoner. Anonyme undersøkelser gjøres utenom appen, og det samlede resultatet kan noteres i kartleggingen.
Funksjonene i detalj
Samlet etter hva dere skal få gjort. Åpne «Les mer» for detaljene.
Ta imot HMS-meldinger
De ansatte bruker den samme innmeldingslenken som for Arbeidsmeldinger, hvis dere har begge modulene, og velger selv «HMS-melding». Nye meldinger vises med antall på Hjem og i menyen.
Les mer om meldinger og søk
- Hurtigvalg for «Åpne», «Mine», «Nye», «Under oppfølging», «Avsluttet» og «Alle».
- Søk i saksnummer, sammendrag, sted og lederens tekst, og avgrens med type, sted og mottatt dato.
- Den som melder, forteller også hva som ble gjort med en gang, for eksempel at området ble sperret av. Det følger saken som strakstiltak, og videre tiltak får egen ansvarlig og frist.
- Innmeldingssiden sier tydelig at meldingen kan leses av alle med innlogging i firmaet.
Innmeldingen er ikke for akutte hendelser. Ved fare eller skade ringer man 110, 112 eller 113 og kontakter leder direkte.
Vurdere og beslutte
Konsekvenser for personskade, materiell skade og ytre miljø registreres hver for seg. AI foreslår kategori, men forslaget lagres ikke før du velger.
Les mer om vurderingen
- Ved personskade kan skadetype og skadeomfang registreres.
- Ved personskade må det registreres om Arbeidstilsynet, politiet og NAV er varslet før saken kan avsluttes.
- Saken kan avsluttes uten tiltak, med begrunnelse.
Appen varsler ikke myndighetene. Firmaet varsler selv, og registrerer i saken at det er gjort.
Fordele og følge opp tiltak
Hvert tiltak har beskrivelse, type, ansvarlig og frist. «Oppfølging» viser åpne, forfalte og egne tiltak, og gjennomføring registreres med dato og eventuelt en kommentar.
Les mer om tiltak
- Den ansvarlige må være bruker med innlogging i firmaet.
- Statusene er Åpen, Gjennomført, Avsluttet uten gjennomføring og Overført til risikovurdering.
- Et tiltak kan avsluttes uten gjennomføring når det er registrert en beslutning om det.
- «Mine» viser sakene der du har minst ett åpent tiltak. Det gjør deg ikke ansvarlig for hele saken.
Påminnelser vises i appen, på Hjem og i menyen. Det sendes ikke e-post eller SMS.
Rutiner og instrukser for de ansatte
Firmaets egne rutiner og instrukser skrives og publiseres i appen, med endringsnotat for hver versjon. Dere velger hvilke dokumenter de ansatte skal se under «Instrukser og rutiner» på innmeldingssiden.
Les mer om firmadokumenter og varslingsrutine
- En publisert versjon endres ikke. Endringer gjøres i et nytt utkast.
- HPT-standarden for HMS og internkontroll ligger i appen som oppslag, og kan brukes som utgangspunkt for egne rutiner.
- Behov for endring i en rutine kan registreres direkte fra en sak.
- Innmeldingssiden kan vise firmaets rutine for varsling om kritikkverdige forhold, med mottaker og alternativ mottaker. Det som fylles ut, lagres ikke i HPT Kontroll og sendes ikke noe sted.
Dokumentene er tilgjengelige for alle med lenken, men appen registrerer ikke hvem som har lest dem.
Dokumentasjon og statistikk
Dokumentasjonssiden viser personskader, konsekvenser, avsluttede saker og utførte aktiviteter per år eller måned. Vernerunder, risikovurderinger og SJA har rapport som PDF.
Les mer om sporbar historikk
- Loggen viser hvem som endret hvilket felt, når, og tidligere og ny verdi.
- Endring av en faglig beslutning krever begrunnelse.
- Originalen og AI-utkastet tas vare på. Avsluttede saker gjenåpnes ikke, og HMS-saker kan ikke slettes i den vanlige brukerflaten.
- «Arbeidssteder og enheter» er registeret for stedene og enhetene dere vil knytte saker og aktiviteter til.
Hva firmaet selv har ansvar for
- HMS-styring er et verktøy for internkontrollen. Firmaet vurderer selv, beslutter tiltak og har ansvaret for HMS-arbeidet. Mål, opplæring, beredskap og det øvrige internkontrollarbeidet er fortsatt firmaets eget.
- Alle som logger inn i firmaet, kan lese og behandle alle HMS-saker. HMS-meldingen er derfor ingen fortrolig kanal for varsling om kritikkverdige forhold.
- Appen er ikke et komplett skaderegister og dekker ikke eksponeringsregistre, journaler eller sykmeldinger.
App, hjelp og dokumenter
HMS-styring i appen
Alt som er beskrevet på denne siden, inkludert HPT-standarden som oppslag og hjelp og brukerveiledning i appen.
Hjelp fra oss
Vi setter opp modulen sammen med dere og svarer på e-post og telefon i vanlig arbeidstid. Vi behandler ikke HMS-sakene deres.
HMS/IK-dokumenter
Vil dere heller ha HMS- og internkontrollsystemet i Word, uten app? Det er et eget produkt, og et alternativ til HMS-styring. Se dokumentene
Bruker dere også Arbeidsmeldinger?
Da melder de ansatte både HMS-forhold og tillegg med samme lenke. Prisen per bruker er den samme.
Én pris for hele HPT Kontroll
590 kr
per måned per aktiv bruker med innlogging, eks. mva.
Prisgaranti: De første 20 kundene beholder prisen på 590 kr ut 2027.
Som aktiv bruker regnes alle med innlogging som ikke er deaktivert på fakturadatoen, også de som er invitert, men ikke har logget inn ennå.
- Arbeidsmeldinger og HMS-styring er med, også om dere bare bruker én av dem.
- De som melder inn, er gratis, så mange dere vil.
- Gratis pilot i én måned fra avtalt oppstart, med begge modulene. Starter dere i 2026, er det gratis ut året. Dere går ikke automatisk over til betaling.
- Månedlig faktura. Ingen binding, og én måneds skriftlig oppsigelse, regnet fra utgangen av måneden.
- Hjelp på e-post og telefon i vanlig arbeidstid på hverdager.
Spørsmål og svar
Hvem kan se HMS-meldingene?
Alle som logger inn i firmaet, kan lese og behandle alle HMS-saker. Det står også på innmeldingssiden, så den som melder, vet det.
Er HMS-meldingen en varslingskanal?
Nei. Varsling om kritikkverdige forhold skjer etter firmaets varslingsrutine. Innmeldingssiden kan vise de ansatte veien dit.
Kan vi bruke våre egne rutiner og maler?
Ja. Firmadokumentene skriver og versjonerer dere selv, med HPT-standarden som utgangspunkt hvis dere vil. Sikker jobb-analyse kan bygge på firmaets egne maler.
Kan vi prøve HMS-styring gratis?
Ja. Piloten gjelder hele HPT Kontroll, med begge modulene. Den er gratis i én måned fra avtalt oppstart, og starter dere i 2026, er det gratis ut året. Dere går ikke automatisk over til betaling. Vil dere fortsette, gir dere beskjed.
Kan vi bruke HMS-styring uten Arbeidsmeldinger?
Ja. Modulene kan brukes hver for seg. Har dere bare HMS-styring, går de ansatte rett til HMS-skjemaet.
Trenger vi HMS/IK-dokumentene i tillegg?
Nei. HMS-styring har det dere trenger i appen. Dokumentene i Word er et eget produkt for dem som heller vil jobbe uten app.
Les også
Se HMS-styring i bruk
Vi går gjennom en HMS-sak fra melding til avsluttet tiltak, og ser på hvordan det passer med rutinene dere har.
Eller send e-post til kontakt@prosjekttjenester.no.