HPT Kontroll
HPT Kontroll
Beskjedene fra byggeplassen blir dokumentasjon dere kan bruke
For entreprenører og fagentreprenører med folk ute på oppdrag. Montøren melder fra telefonen med tale, tekst eller bilder, på eget språk. Dere får et norsk utkast som dere kontrollerer, og sitter igjen med bilag for tillegg og endringer, grunnlag for fakturering og HMS-saker med tiltak, ansvarlig og frist.
Se hvordan det virker (korte filmer) →
590 kr per måned per bruker med innlogging, eks. mva. De som melder inn, er gratis.
Det som skjer ute, når ikke alltid kontoret
En ekstra time fordi underlaget ikke var klart. Et stillas som måtte bygges om for en annen faggruppe. En planke som falt ned uten at noen ble truffet. Det blir sagt i forbifarten, glemt i en travel uke eller skrevet ned for kort til at noen forstår det senere.
Når endringen ikke er dokumentert samme dag, er det vanskelig å kreve den betalt etterpå. Prosjektleder må ringe rundt og spørre hva som egentlig ble gjort.
Mange i laget snakker et annet språk enn norsk, og den som står i en lift har ikke tid til skjemaer. Da blir det ofte ingen beskjed i det hele tatt.
Det som meldes, må vurderes, få et tiltak og en ansvarlig. Ellers blir det liggende, og det er vanskelig å vise hva som er gjort.
Slik er HPT Kontroll bygget opp
HPT Kontroll har to moduler med én felles innmeldingslenke. Dere kan bruke én av dem eller begge, og prisen er den samme. Har dere begge, velger den som melder inn om det gjelder en arbeidsmelding eller en HMS-melding.
Arbeidsmeldinger
For tillegg, endringer, utført arbeid og forhold som påvirker fremdriften. Meldingen blir et kontrollert bilag med timer, mengder og beløp som dere bruker som grunnlag i fakturasystemet dere allerede har.
Les mer om Arbeidsmeldinger →HMS-styring
For avvik, uønskede hendelser og farlige forhold, og for det planlagte HMS-arbeidet. Meldingen blir en sak med vurdering, beslutning og tiltak. Vernerunder og risikovurderinger planlegges i et årshjul, og SJA startes direkte når en jobb skal gjøres.
Les mer om HMS-styring →Slik bruker firmaet det sammen
Ute på oppdrag
Medarbeideren melder innMontør, sjåfør, tekniker eller andre åpner firmaets lenke på telefonen og snakker, skriver eller tar bilde. De trenger ingen app, konto eller passord, og de koster ingenting.
Logger inn
Den ansvarlige kontrollerer og følger oppProsjektleder, driftsleder eller HMS-ansvarlig får meldingen som et norsk utkast med originalen ved siden av. De retter, fyller inn det som mangler og ferdigstiller, eller oppretter tiltak med ansvarlig og frist.
Logger inn
Ledelsen får dokumentasjon og oversiktBilag og saker ligger samlet og kan søkes opp. Dere ser hva som er fakturert og hva som gjenstår, hvilke tiltak som har forfalt, og HMS-statistikk per år eller måned.
Alle som logger inn i et firma, har samme tilgang til modulene som er slått på. Det er de dere betaler for.
To eksempler fra en vanlig arbeidsuke
Eksemplene er oppdiktet, men viser hvordan en beskjed fra byggeplassen går gjennom systemet.
Ombygging av stillas blir et bilag og fakturagrunnlag
«Vi måtte flytte stillaset ved inngang B fordi rørleggeren trengte plass. Vi var to mann, fra ett til halv fem. Bildet viser hvordan det står nå.»
Marek, stillasmontør, snakker inn på polsk klokken 16.40.
- Meldingen er lagret. Marek får kvittering på telefonen. Opptaket, bildet og transkripsjonen tas vare på uendret.
- Et norsk utkast står klart. AI har skrevet en kort beskrivelse på norsk og foreslått prosjektet ut fra stedet Marek nevnte. Er koblingen usikker, står det «Usikker», ikke «Foreslått».
- Prosjektleder kontrollerer. Ingrid åpner meldingen neste morgen. Kontrollpanelet viser hva hun bør sjekke, blant annet at tidsrommet og antall timer bør stemme med hverandre. Hun hører på opptaket og retter en formulering.
- Timer og beløp fylles inn. Ingrid legger inn to personer i 3,5 timer som «Endring og tillegg». Timesatsen hentes fra prosjektet, og hun legger beregningen inn som beløpslinje.
- Bilaget ferdigstilles. Ferdigstillingen registrerer hvem som godkjente, når og hvilken versjon. Ingrid laster ned bilaget som PDF og sender det til oppdragsgiver selv.
- Fakturert og markert. Når regningen er laget i fakturasystemet, markeres saken som fakturert med dato og fakturanummer. Excel-oversikten viser hva som gjenstår ved månedsslutt.
Resultat: et bilag med beskrivelse, bilde, timer og beløp, laget samme uke som arbeidet ble gjort.
En nestenulykke blir en sak med tiltak og oppfølging
«En planke falt ned fra tredje etasje på østsiden. Ingen ble truffet. Fotlisten mangler der. Vi har sperret av under og satt opp en midlertidig fotlist.»
Mihai, montør, sender en HMS-melding med bilde fra samme lenke.
- Sikret med en gang. Før Mihai melder, ringer han formannen, og laget sperrer av området under og setter opp en midlertidig fotlist. Det som ble gjort, kommer med i meldingen som strakstiltak.
- Fakta. HMS-ansvarlig Siri går gjennom originalen, retter stedet og kontrollerer strakstiltaket. Hun markerer at originalen er gjennomgått.
- Vurdering og beslutning. AI foreslår kategori, men det er Siri som velger. Hun registrerer at det ikke er personskade, vurderer alvorligheten og bestemmer videre håndtering.
- Tiltak. Siri oppretter tiltaket «Erstatt den midlertidige fotlisten med fast fotlist på østsiden, 3. etasje» med driftsleder Jonas som ansvarlig og frist på fredag. Et nytt tiltak om sjekk av fotlister på alle stillas får frist neste måned.
- Oppfølging. Tiltakene vises på Hjem og i oppfølgingslisten. Går fristen ut, vises tiltaket som forfalt. Jonas registrerer når tiltaket er gjennomført.
- Avsluttet og dokumentert. Siri avslutter saken og registrerer effekten. Loggen viser hvem som registrerte hva og når. Hendelsen kommer med i statistikken, og Siri legger inn en vernerunde i årshjulet.
Resultat: området ble sikret med en gang, og saken viser hva som skjedde, hva som ble bestemt, hvem som hadde tiltakene og når de ble gjennomført.
Hva dere får gjort
Funksjonene er samlet etter arbeidsoppgaver. Åpne «Les mer» for detaljene, eller gå til modulsidene for hele beskrivelsen.
Få beskjeden inn mens den er fersk
Én lenke per firma, som de ansatte legger på hjemskjermen. De snakker inn på eget språk, skriver hvis de heller vil, og legger ved bilder. Meldingen lagres før den bearbeides, og innmelderen får kvittering når den er lagret.
Les mer om innmelding
- Første gang oppgir innmelderen navn og mobilnummer. Det huskes på telefonen.
- Innmeldingssiden viser firmaets navn, så de ansatte kjenner den igjen.
- Det finnes ingen fast liste over språk. Prøv språkene dere bruker, i oppstarten.
- Innsendingen er beskyttet mot dobbeltinnsending: sendes samme melding på nytt, for eksempel etter brudd i nettet eller et dobbelttrykk, lagres den bare én gang.
- Lenken bør deles på SMS eller e-post, ikke som oppslag på brakka, siden alle med lenken kan melde inn.
Innmeldingen er ikke for akutte hendelser. Ved fare eller skade ringer man 110, 112 eller 113 og kontakter leder direkte.
Kontrollere utkastet mot originalen
AI gjør opptaket om til tekst og lager et norsk utkast. Dere ser utkastet og originalen side om side, retter det som er feil og bestemmer hva som blir stående. Originalen endres aldri.
Les mer om AI-utkastet
- Utkastet skal holde fakta, usikkerhet og mangler atskilt, og AI er ikke satt til å fylle inn timer, mengder eller priser. Utkastet kan likevel inneholde feil, særlig på andre språk enn norsk og ved utydelig tale.
- Kontrollpanelet viser hva som bør sjekkes, for eksempel tidsopplysninger som spriker eller ord som står igjen på originalspråket.
- Panelet kan foreslå et oppfølgingsspørsmål til innmelderen. Det sendes ikke automatisk.
- I HMS-saker foreslår AI kategori, men forslaget lagres ikke før lederen velger.
Utkastet kan inneholde misforståelser. Derfor er kontrollen alltid en del av arbeidet.
Dokumentere tillegg, endringer og utført arbeid
Prosjektleder fyller inn arbeidsdato, timer, mengder og beløp, og ferdigstiller. Bilaget kan lastes ned som PDF eller kopieres som tekst, og brukes overfor oppdragsgiver og som fakturagrunnlag. Bilaget kan også være underlag for et pristilbud, med estimerte timer eller fastpris og forutsetninger.
Les mer om timer, beløp og bilag
- Timelinjer med eller uten klokkeslett, med prisgrunnlag (kontraktsarbeid eller endring og tillegg) og tidskategori (ordinær tid, overtid 50 % eller 100 %).
- Timesatser hentes fra prosjektet eller legges inn for saken. Mengder kan prises direkte.
- Beløp eks. mva, med valgfri visning av mva og total. Timelinjer kan merkes som interne og holdes utenfor bilaget.
- Ferdigstilling er en intern godkjenning som registrerer hvem, når og hvilken versjon. Tidligere versjoner beholdes.
- Prosjektleder kan også diktere egne notater på et prosjekt, og lagre dem som bilag eller bare internt.
Timer, mengder og beløp fylles alltid inn av en person. Bilaget sendes fra dere, ikke fra appen.
Holde orden på fakturering og varsler
Meldingslisten viser hva som venter på behandling, hva som er ferdig og hva som er fakturert. Dere filtrerer på prosjekt, innsender, periode og fakturastatus, og laster ned en oversikt til Excel.
Les mer om oversikt og varsler
- Hurtigvalg for «Til behandling», «Mine», «Ferdige» og «Alle». «Mine» er meldinger på prosjekter du er ansvarlig for.
- Søk i saksnummer, innsender, tekst, transkripsjon og prosjekt.
- Fakturastatus «Ikke fakturert», «Fakturert» eller «Skal ikke faktureres», med dato og fakturanummer. Flere saker kan merkes samtidig.
- Påvirker en hendelse fremdriften, kan dere vurdere konsekvensen, registrere at varsel er sendt til oppdragsgiver og hva svaret var, og ta med en tekst om forespørsel om fristforlengelse på bilaget.
HPT Kontroll er ikke koblet til fakturasystemet og sender ikke faktura eller varsler. Det holder orden på grunnlaget og på hva som er gjort.
Behandle avvik og uønskede hendelser
Hver HMS-melding går gjennom tre trinn: fakta, vurdering og beslutning, og oppfølging. Personskade, materiell skade og ytre miljø registreres hver for seg, og tiltak får beskrivelse, ansvarlig og frist.
Les mer om HMS-saker og tiltak
- HMS-meldinger kommer fra innmeldingslenken eller registreres direkte av den som er logget inn.
- Ved personskade må det registreres om Arbeidstilsynet, politiet og NAV er varslet før saken kan avsluttes. Firmaet varsler selv.
- Tiltak kan gjennomføres, avsluttes uten gjennomføring med en registrert beslutning, eller overføres til en risikovurdering.
- Oppfølgingslisten viser åpne, forfalte og egne tiltak, og gjennomføring kan registreres raskt.
Planlegge og dokumentere HMS-arbeidet
Årshjulet viser planlagte aktiviteter, og herfra starter dere vernerunder og planlagte risikovurderinger. Sikker jobb-analyse (SJA) startes direkte når en jobb skal gjøres, og kan bygge på egne maler. Hver aktivitet får en rapport som PDF.
Les mer om plan, rutiner og statistikk
- Vernerunder settes opp på PC per arbeidssted og gjennomføres på mobilen.
- Arbeidsmiljøkartlegging som utgangspunkt for planen. Den er ikke anonym.
- Tiltak etter møter, tilsyn eller andre vurderinger kan registreres som egne HMS-saker.
- Firmaets egne rutiner og instrukser ligger med utkast, publiserte versjoner og endringsnotat. Publiserte dokumenter kan vises for de ansatte via innmeldingslenken.
- Innmeldingssiden kan også vise firmaets rutine for varsling om kritikkverdige forhold.
- Statistikk over personskader, konsekvenser, avsluttede saker og utførte aktiviteter, per år eller måned.
HMS-styring er et verktøy for internkontrollen. Vurderingene, tiltakene og ansvaret for HMS-arbeidet er firmaets.
Se hva som trenger oppfølging
Hjem-siden viser det som venter: nye meldinger, HMS-meldinger som ikke er behandlet og tiltak med utløpt frist. Tellere i menyen viser det samme.
Varslene vises i appen. Det sendes ikke e-post eller SMS om nye meldinger.
Sporbar historikk
Originalmeldingen endres ikke når dere retter utkastet. I Arbeidsmeldinger registrerer ferdigstillingen hvem som godkjente, når og hvilken versjon, og tidligere versjoner beholdes. I HMS-styring viser loggen hvem som endret hvilket felt, når, og tidligere og ny verdi. Endring av en faglig beslutning krever begrunnelse, avsluttede saker gjenåpnes ikke, og HMS-saker kan ikke slettes i den vanlige brukerflaten.
Hva som er appen, og hva dere får fra oss
I appen
Innmelding, Arbeidsmeldinger og HMS-styring, slik det er beskrevet over. Hjelp og brukerveiledning ligger i appen og viser bare delene for modulene dere bruker.
Fra Hagens Prosjekttjenester
- Oppstart: vi setter opp firmaområdet sammen med dere, med moduler, brukere og prosjekter.
- Drift av løsningen.
- Hjelp på e-post og telefon i vanlig arbeidstid på hverdager.
Vi behandler ikke sakene deres. Det gjør dere.
HMS/IK-dokumenter
Ferdige dokumenter i Word for dem som vil ha HMS- og internkontrollsystemet i dokumentform. Et eget produkt som kjøpes separat. Det trengs ikke for å bruke HPT Kontroll.
Se HMS/IK-dokumentene →Slik kommer dere i gang
Gjennomgang
Vi tar en prat om hvordan dere jobber, og om Arbeidsmeldinger, HMS-styring eller begge passer.
Oppsett
Vi setter opp firmaområdet med dere på telefon. Dere legger inn prosjekter og innmeldere, og vi legger inn brukerne.
Første melding
Dere deler lenken med de ansatte. Den første meldingen sendes gjerne mens vi snakker, så dere ser hele flyten med egne eksempler.
Én pris for hele HPT Kontroll
590 kr
per måned per aktiv bruker med innlogging, eks. mva.
Prisgaranti: De første 20 kundene beholder prisen på 590 kr ut 2027.
Som aktiv bruker regnes alle med innlogging som ikke er deaktivert på fakturadatoen, også de som er invitert, men ikke har logget inn ennå.
- Arbeidsmeldinger og HMS-styring er med, også om dere bare bruker én av dem.
- De som melder inn, er gratis, så mange dere vil.
- Gratis pilot i én måned fra avtalt oppstart, med begge modulene. Starter dere i 2026, er det gratis ut året. Dere går ikke automatisk over til betaling.
- Månedlig faktura. Ingen binding, og én måneds skriftlig oppsigelse, regnet fra utgangen av måneden.
- Hjelp på e-post og telefon i vanlig arbeidstid på hverdager.
Hvem står bak
HPT Kontroll er laget av Brede Hagen i Hagens Prosjekttjenester. Han drev i ti år egen bedrift med levering og montering av kjøkken, der han også var prosjektleder, og har senere vært COO i stillasbransjen. Begge steder så han det samme: mye av det som skjer ute, når aldri kontoret. Det er Brede dere snakker med når dere starter.
Spørsmål og svar
Må de ansatte laste ned en app?
Nei. De får firmaets innmeldingslenke og kan legge den på hjemskjermen. De trenger verken konto eller passord.
Kan vi bruke bare én av modulene?
Ja. Firmaet velger om Arbeidsmeldinger, HMS-styring eller begge skal være slått på. Prisen per bruker er den samme.
Hvem bør logge inn?
De som tar imot og følger opp meldingene, for eksempel prosjektleder, driftsleder, HMS-ansvarlig, kontoret eller eieren selv. Det kan være lurt at minst to kan logge inn, så noen kan ta over ved ferie og fravær.
Er AI-utkastet alltid riktig?
Nei. Utkastet kan inneholde feil eller mangle opplysninger, særlig på andre språk enn norsk og ved utydelig tale. Derfor kontrollerer en person det mot originalen før det blir ferdig, og originalen endres aldri.
Må vi bytte fakturasystem?
Nei. Tilbud, ordre og faktura håndteres i systemene dere har. Dere bruker bilaget som underlag og registrerer i HPT Kontroll hva som er fakturert.
Sikrer HPT Kontroll at vi oppfyller HMS-kravene?
Nei. Det er et verktøy som gjør det enklere å melde, følge opp og dokumentere. Mål, opplæring, beredskap og det øvrige internkontrollarbeidet er fortsatt firmaets eget.
Kan HMS-meldingen brukes til varsling om kritikkverdige forhold?
Nei. Alle som logger inn i firmaet, kan lese HMS-sakene. Innmeldingssiden kan vise firmaets egen varslingsrutine og hvem man varsler til, men HPT Kontroll tar ikke imot varsler.
Hvor lagres opplysningene?
Database og filer lagres hos Cloudflare i EU. Koden kjøres og innloggingen skjer i Cloudflares globale nettverk. Tale og tekst sendes til OpenAI og behandles i USA for å lage transkripsjon og utkast. Lydopptak lagres ikke hos OpenAI, og opplysningene brukes ikke til trening. Bilder sendes ikke til OpenAI. Tekst kan ligge i OpenAIs logger for å avdekke misbruk, normalt i inntil 30 dager. Hos oss slettes lydopptak automatisk 90 dager etter at meldingen er ferdigstilt. For HMS-meldinger regnes fristen fra lederen har registrert at originalen er gjennomgått. Tekst, bilder og bilag beholdes. Les mer i personvernerklæringen.
Vil dere se hvordan det fungerer hos dere?
Vi viser løsningen på skjermen med eksempler fra deres egen hverdag, og svarer på det dere lurer på.
Eller send e-post til kontakt@prosjekttjenester.no.