Arbeidsmeldinger
HPT Kontroll › Arbeidsmeldinger
HPT Kontroll · Arbeidsmeldinger
Fra beskjed på jobben til kontrollert bilag og fakturagrunnlag
Arbeidsmeldinger er for tillegg, endringer, utført arbeid og forhold som påvirker fremdriften. Montøren melder fra med en gang, med tale, tekst eller bilder på eget språk. Prosjektleder får et norsk utkast, kontrollerer det mot originalen, fyller inn timer og beløp og ferdigstiller et bilag dere kan bruke overfor oppdragsgiver og i faktureringen.
Tillegg som ikke blir dokumentert, blir sjelden betalt
Montøren har ikke tid til skjemaer, og språket kan være en barriere. Prosjektleder må ringe og spørre, og noen uker senere husker ingen hvem som ba om hva, hvor lang tid det tok eller hvordan det så ut. Med Arbeidsmeldinger kommer beskjeden inn samme dag, med opptak og bilder, på riktig prosjekt.
Ute på oppdrag
Montøren fortellerÅpner firmaets lenke på telefonen og snakker inn hva som ble gjort, og hvorfor. Ingen app, konto eller passord.
Logger inn
Prosjektleder kontrollererSammenligner utkastet med originalen, retter, fyller inn timer, mengder og beløp, og ferdigstiller bilaget.
Logger inn
Kontoret fakturererFinner ferdige bilag som ikke er fakturert, bruker dem som underlag i fakturasystemet og markerer dem som fakturert.
Rollene er eksempler. Hos dere kan det være sjåfør, tekniker eller vaktmester som melder inn, og driftsleder eller eieren selv som følger opp.
Slik fungerer det
Eksempel med oppdiktede data: stillasmontør Marek melder på polsk at laget måtte flytte stillaset ved inngang B fordi rørleggeren trengte plass. Prosjektleder Ingrid gjør saken klar til bilag.
1Montøren melder
Marek åpner lenken, trykker på mikrofonen og forteller hva laget gjorde, hvorfor og hvor lenge de holdt på. Han legger ved et bilde av stillaset. Når meldingen er lagret, får han kvittering på telefonen.
2Utkast på norsk
Opptaket gjøres om til tekst, og AI lager et kort utkast på norsk. Prosjektet foreslås ut fra Mareks prosjekter og det han sa. Originalen med opptak, transkripsjon og bilde ligger ved siden av og endres aldri.
3Ingrid kontrollerer og fyller inn
Ingrid bekrefter prosjektet, retter en formulering og legger inn arbeidsdato, timer og beløp. Timesatsen hentes fra prosjektet, og beregningen er bare et forslag til hun legger den inn.
4Bilag og fakturagrunnlag
Ingrid ferdigstiller, og bilaget får versjon 1 med hvem som godkjente og når. Hun laster ned PDF-en og sender den til oppdragsgiver. Når regningen er laget, markerer kontoret saken som fakturert.
Hva kan meldes?
Alt som bør dokumenteres fordi det kan få betydning for pris, fremdrift eller ansvar. Det er dere som avgjør hva saken er, og hvordan den skal behandles.
Arbeid som ble bestilt underveis, eller som måtte gjøres annerledes enn planlagt.
Timer og mengder for regningsarbeid, eller arbeid dere vil ha dokumentert selv om det inngår i kontrakten.
Når underlaget ikke var klart, andre faggrupper var i veien eller materialer manglet.
Beskjeder fra byggeleder eller oppdragsgiver, med hvem som sa hva og når.
Før og etter, eller slik det sto da laget kom.
Dikter et notat rett etter en befaring eller et møte, på riktig prosjekt.
HPT Kontroll vurderer ikke om noe er et tillegg eller en endring, og lover ikke at et bilag eller varsel oppfyller kravene i kontrakten deres.
Funksjonene i detalj
Samlet etter hva dere skal få gjort. Åpne «Les mer» for detaljene.
Ta imot meldinger
Firmaet har én innmeldingslenke, som de ansatte legger på hjemskjermen. Første gang oppgir de navn og mobilnummer, som huskes på telefonen. Etter det går de rett til opptaket.
Les mer om innmelding
- Tale, tekst og bilder i samme melding. Bilder kan tas med en gang eller hentes fra telefonen.
- Innmelderen kan snakke på eget språk. Det finnes ingen fast liste over språk, og ikke alle språk og dialekter forstås like godt, så prøv språkene dere bruker.
- Meldingen lagres før den bearbeides. Innsendingen er beskyttet mot dobbeltinnsending: sendes samme melding på nytt, for eksempel etter brudd i nettet eller et dobbelttrykk, lagres den bare én gang.
- Innmeldingssiden viser firmaets navn. Lenken avgjør hvilket firma meldingen hører til, så den bør deles på SMS eller e-post.
Kontrollere og rette
Du ser utkastet og originalen sammen. Kontrollpanelet samler det som bør sjekkes, og du retter, velger prosjekt og ansvarlig og setter status.
Les mer om behandling
- Prosjektforslaget vises som «Foreslått», «Usikker» eller «Ukjent». En usikker kobling vises aldri som bekreftet.
- Kontrollpanelet markerer for eksempel tidsopplysninger som spriker, og ord som står igjen på originalspråket. Du velger selv tidsgrunnlaget.
- Panelet kan foreslå et oppfølgingsspørsmål til innmelderen. Du bestemmer om og hvordan du spør. Ingenting sendes automatisk.
- Statusene er Ny, Under behandling, Venter på opplysninger, Ferdigstilt, Ferdigbehandlet internt og Ikke relevant.
Et ryddig utkast er ingen bekreftelse på at innholdet er riktig. Kontrollen mot originalen er en fast del av arbeidet.
Føre timer, mengder og beløp
Under «Dato og økonomi» fyller du inn arbeidsdato, timer, mengder og beløp, og om saken har økonomisk konsekvens.
Les mer om timer og beløp
- Arbeidsdato kan være én dag, en periode eller planlagt.
- Timelinjer med eller uten klokkeslett. Hver linje har prisgrunnlag (kontraktsarbeid eller endring og tillegg), tidskategori (ordinær tid, overtid 50 % eller 100 %, eller annen avtalt) og valget «Fakturerbar».
- Timesatser hentes fra prosjektet eller legges inn for saken. Beregningen er et forslag til du legger den inn som beløpslinje.
- Mengder er valgfrie og kan prises direkte.
- Bilaget kan også brukes før jobben: før opp estimerte timer eller en estimert fastpris, og skriv forutsetninger og uavklarte punkter i teksten. Last ned PDF-en og bruk den som underlag for pristilbud eller krav.
- Beløp føres eks. mva, med valgfri visning av mva og total.
- Timelinjer kan merkes «Intern – vises ikke på bilaget».
Timer, mengder og beløp fylles alltid inn av en person.
Ferdigstille bilaget
Ferdigstilling er prosjektleders interne godkjenning. Den registrerer hvem som godkjente, når og hvilken versjon. Retter du senere, blir det en ny versjon, og de tidligere beholdes.
Les mer om bilaget
- Bilaget lastes ned som PDF eller kopieres som tekst.
- Det viser godkjent innhold, utelater interne vurderinger, tar vare på usikkerhet som er relevant og skiller anslag fra bekreftede opplysninger.
- Saker som ikke skal bli bilag, kan avsluttes som «Ferdigbehandlet internt».
Bilaget sendes av dere, ikke fra appen. Det dokumenterer arbeidet, men er ikke oppdragsgivers aksept.
Følge opp fremdrift og frister
Påvirker en hendelse fremdriften, kan du vurdere hindringen og konsekvensen og merke saken «Varsel til oppdragsgiver». Da finner du den igjen i et eget hurtigvalg.
Les mer om varsler
- Registrer når varsel er sendt, hva oppdragsgiver svarte og når forholdet er avklart.
- Legg eventuelt til en tekst på bilaget, for eksempel «Forespørsel om fristforlengelse».
Appen sender ingenting til oppdragsgiver. Den holder orden på hva dere har gjort.
Holde oversikt og fakturere
Meldingslisten viser hva som venter, hva som er ferdig og hva som er fakturert. Du filtrerer på prosjekt, innsender, periode og fakturastatus, og laster ned en oversikt over ferdige saker til Excel.
Les mer om lister og fakturastatus
- Hurtigvalg for «Til behandling», «Mine», «Ferdige», «Alle» og «Varsel til oppdragsgiver». «Mine» er meldinger på prosjekter du er ansvarlig for.
- Søk i saksnummer, innsender, tekst, transkripsjon, beskrivelse, prosjekt og prosjektleder.
- Meldinger uten sikkert prosjekt eller ansvarlig telles for seg, så de ikke blir liggende.
- Fakturastatus: Ikke fakturert, Fakturert eller Skal ikke faktureres, med dato og eventuelt fakturanummer. Flere saker kan merkes samtidig.
Fakturastatus er en intern markering. Selve faktureringen skjer i fakturasystemet dere har, og HPT Kontroll er ikke koblet til det.
Prosjekter, innmeldere og egne notater
Dere legger selv inn prosjekter med adresse, nøkkelord, ansvarlig og satser, og hvem som melder inn. Det gjør prosjektforslagene bedre og «Mine» mer treffsikker.
Les mer om prosjektleders notater
- Prosjektleder kan diktere egne notater på et valgt prosjekt, for eksempel etter en befaring.
- Et notat kan bli bilag eller lagres internt. Interne huskepunkter holdes atskilt.
- Det er aktiv diktering av egne notater, ikke opptak av møter eller samtaler.
Bruker dere også HMS-styring?
Da melder de ansatte HMS-forhold med samme lenke og velger selv om det er en arbeidsmelding eller en HMS-melding. Prisen per bruker er den samme.
Én pris for hele HPT Kontroll
590 kr
per måned per aktiv bruker med innlogging, eks. mva.
Prisgaranti: De første 20 kundene beholder prisen på 590 kr ut 2027.
Som aktiv bruker regnes alle med innlogging som ikke er deaktivert på fakturadatoen, også de som er invitert, men ikke har logget inn ennå.
- Arbeidsmeldinger og HMS-styring er med, også om dere bare bruker én av dem.
- De som melder inn, er gratis, så mange dere vil.
- Gratis pilot i én måned fra avtalt oppstart, med begge modulene. Starter dere i 2026, er det gratis ut året. Dere går ikke automatisk over til betaling.
- Månedlig faktura. Ingen binding, og én måneds skriftlig oppsigelse, regnet fra utgangen av måneden.
- Hjelp på e-post og telefon i vanlig arbeidstid på hverdager.
Spørsmål og svar
Hvem betaler vi for?
Bare dem som logger inn og følger opp meldingene, for eksempel prosjektleder, driftsleder, kontoret eller eieren. De som melder inn, er gratis, enten dere er 2 eller 50.
Hvilke språk kan montørene bruke?
Montøren kan snakke eller skrive på eget språk, og utkastet lages på norsk. Det finnes ingen fast liste over språk, og ikke alle språk og dialekter forstås like godt. Prøv språkene dere bruker i piloten.
Kan vi bruke bilaget i fakturaprogrammet vårt?
Ja, som underlag. Last ned bilaget som PDF eller kopier teksten, og last ned en oversikt over ferdige saker til Excel. HPT Kontroll er ikke koblet til fakturasystemet.
Kan vi bruke bilaget som pristilbud?
Ja, som underlag. Før opp estimerte timer eller en fastpris med forutsetningene, og send PDF-en selv. HPT Kontroll er ikke koblet til økonomisystemet, og tilbudet besvares utenfor appen.
Får vi beskjed når det kommer en ny melding?
Ja, i appen. Hjem og menyen viser hvor mange nye meldinger som venter. Det sendes ikke e-post eller SMS.
Kan alle som logger inn, se alle meldingene?
Ja. Alle som logger inn i firmaet, har samme tilgang. «Mine» viser meldingene på prosjektene du er ansvarlig for.
Hva skjer med lydopptaket?
Opptaket ligger ved meldingen, så du kan kontrollere utkastet mot originalen. Det slettes automatisk 90 dager etter at meldingen er ferdigstilt. Teksten, bildene og bilaget beholdes. Les mer i personvernerklæringen.
Hva skjer etter piloten?
Vi tar en prat før piloten er over. Dere går ikke automatisk over til betaling. Vil dere fortsette, gir dere beskjed, og dere fortsetter på ordinære vilkår: 590 kr per måned per bruker med innlogging, eks. mva.
Les også
Se det med deres egne eksempler
Vi viser hvordan en melding blir til et bilag, og setter opp en gratis pilot hvis det passer.
Eller send e-post til kontakt@prosjekttjenester.no.