Denne artikkelen forklarer hva et HMS-avvik er, og hvordan avvik meldes og følges opp i praksis. Den er laget for mindre virksomheter som er usikre på hva som skal registreres som avvik – og hvordan slike forhold håndteres.

Hva menes med et HMS-avvik

Et HMS-avvik er et forhold der praksis ikke er i samsvar med virksomhetens rutiner, interne krav eller gjeldende regelverk. Avvik kan oppstå i mange situasjoner i arbeidshverdagen, for eksempel når:

•    verneutstyr ikke brukes som forutsatt
•    utstyr eller installasjoner har feil eller mangler
•    etablerte rutiner ikke følges
•    nødvendig opplæring mangler
•    farlige forhold oppdages

Formålet med å registrere slike forhold er å sikre at de blir vurdert og håndtert.

Hvorfor avvik meldes

Hensikten med avviksmelding er ikke å plassere skyld, men å sikre at virksomheten oppdager og følger opp forhold som kan påvirke helse, miljø og sikkerhet.
Systematisk registrering av avvik gjør det mulig å:

•    oppdage farlige forhold tidlig
•    sikre at nødvendige tiltak gjennomføres
•    dokumentere oppfølging av hendelser
•    lære av erfaringer og forbedre rutiner

Avviksmelding er derfor en viktig del av virksomhetens forebyggende HMS-arbeid.

Hvem kan melde avvik

Alle ansatte bør kunne melde avvik eller uønskede forhold.
I mange virksomheter skjer dette gjennom:

•    faste avviksskjemaer
•    digitale registreringsløsninger
•    eller andre etablerte rutiner

Lav terskel for å melde avvik bidrar til at problemer oppdages tidligere og håndteres før de utvikler seg.

Hva skjer etter at et avvik er meldt

Når et avvik registreres, bør virksomheten normalt følge en enkel oppfølgingsprosess:

1.    avviket registreres
2.    forholdet vurderes
3.    nødvendige tiltak besluttes
4.    tiltak/handling gjennomføres
5.    saken avsluttes og dokumenteres

Denne strukturen gjør det mulig å følge opp saker på en systematisk måte.

Forskjellen mellom avvik og uønsket hendelse

Begrepene brukes ofte om hverandre, men beskriver ulike situasjoner.
Et avvik er et forhold som ikke er i samsvar med etablerte rutiner eller krav.
En uønsket hendelse er en konkret hendelse som kunne ført til skade, eller som faktisk har ført til skade eller tap.

Begge deler kan gi grunnlag for registrering og videre oppfølging i HMS-arbeidet.

Sammenheng med resten av HMS-arbeidet

Avvikshåndtering henger tett sammen med andre deler av HMS-arbeidet.
Registrerte avvik kan blant annet føre til:

•    risikovurdering
•    opprettelse av tiltak
•    endring av rutiner
•    behov for opplæring

På denne måten bidrar avviksmeldinger til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

Praktisk håndtering av avvik i virksomheter

I mange virksomheter håndteres avvik gjennom faste skjemaer eller digitale registre som gjør det mulig å registrere, følge opp og lukke saker på en strukturert måte.

En strukturert løsning gjør det enklere å:

•    registrere avvik og uønskede hendelser
•    følge opp tiltak og ansvar
•    sikre sporbarhet i HMS-arbeidet

For noen virksomheter er det tilstrekkelig å ha en enkel og strukturert måte å registrere og følge opp avvik på.

→ Se et enkelt oppsett for avvikshåndtering

Vernerunde – hvordan avdekke forhold i praksis og følge dem opp videre:
→ Vernerunde – hva det er og hvordan den gjennomføres i praksis