Hvordan gjennomføre en vernerunde i en liten virksomhet

Denne artikkelen viser hvordan en vernerunde gjennomføres i praksis i en mindre virksomhet. Den er laget for virksomheter som ønsker en enkel og systematisk gjennomgang av arbeidsplassen.

Hva er en vernerunde

En vernerunde er en systematisk gjennomgang av arbeidsplassen for å avdekke forhold som kan påvirke helse, miljø eller sikkerhet.
Formålet er å identifisere forhold som:

•    kan utgjøre en risiko
•    bør forbedres
•    bør følges opp videre gjennom tiltak eller risikovurdering

Vernerunden er en praktisk del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid og inngår normalt som en del av internkontrollen.

I små virksomheter gjennomføres vernerunden ofte av daglig leder, eventuelt sammen med ansatte eller verneombud der dette finnes.

Hvorfor gjennomføre vernerunde

Vernerunden skal bidra til å oppdage forhold som ellers kan bli oversett i den daglige driften. Typiske forhold som avdekkes kan være:

•    mangelfull orden eller ryddighet
•    dårlig belysning eller inneklima
•    uheldige arbeidsstillinger eller belastninger
•    mangelfull merking eller sikkerhetsutstyr
•    forhold knyttet til brann, elektrisk sikkerhet eller førstehjelp
•    bruk av utstyr som ikke er i forsvarlig stand

Gjennomgangen gir virksomheten et bedre grunnlag for å vurdere risiko og eventuelt gjennomføre nødvendige tiltak.

Hvor ofte bør vernerunde gjennomføres

Det finnes ingen fast lovbestemt frekvens for vernerunder.
I praksis gjennomføres vernerunde ofte:

•    én til to ganger per år
•    ved vesentlige endringer i lokaler, drift eller arbeidsoppgaver
•    når erfaringer eller hendelser tilsier behov for gjennomgang

Mange virksomheter legger vernerunder inn som en del av sitt HMS-årshjul.

Hva ser man etter i en vernerunde

En vernerunde er normalt strukturert som en gjennomgang av ulike forhold på arbeidsplassen. Typiske temaer kan være:

Orden og ryddighet
•    frie rømningsveier
•    forsvarlig lagring av utstyr og materialer
•    håndtering av avfall

Fysisk arbeidsmiljø
•    belysning
•    ventilasjon og inneklima
•    støynivå

Ergonomi
•    arbeidsstillinger
•    tilpasning av arbeidsplass
•    tunge løft eller ensidig belastning

Psykososialt arbeidsmiljø
•    samarbeid og kommunikasjon
•    arbeidsbelastning
•    mulighet for å si fra om problemer

Brann og beredskap
•    tilgjengelig slokkeutstyr
•    frie nødutganger
•    kjennskap til rutiner ved brann

Maskiner, verktøy og utstyr
•    teknisk tilstand
•    sikkerhetsfunksjoner
•    opplæring i bruk

Gjennomgangen skal være praktisk og oversiktlig, og kan dokumenteres ved bruk av en enkel sjekkliste.

Hva skjer hvis man finner forhold som ikke er i orden

Dersom vernerunden avdekker forhold som ikke er tilfredsstillende, bør disse vurderes videre. Dette kan innebære:

•    registrering av avvik
•    vurdering av behov for risikovurdering
•    opprettelse av tiltak eller handlingsplan

Formålet er ikke bare å registrere forholdene, men å sikre at de følges opp og forbedres.

Dokumentasjon av vernerunde

Det er vanlig å dokumentere vernerunden gjennom en enkel sjekkliste eller et skjema.
Dokumentasjonen bør minimum vise:

•    når vernerunden ble gjennomført
•    hvem som deltok
•    hvilke forhold som ble vurdert
•    eventuelle funn og videre oppfølging

Dokumentasjonen inngår normalt som en del av virksomhetens HMS- og internkontrollsystem.

Vernerunde som del av systematisk HMS-arbeid

Vernerunden er én av flere metoder for kartlegging av arbeidsmiljøforhold.
Forhold som avdekkes i vernerunden kan ved behov følges opp videre gjennom:

•    kartlegging av arbeidsmiljø
•    risikovurdering
•    tiltaksplan eller handlingsplan

Sammen bidrar disse aktivitetene til et systematisk og dokumentert HMS-arbeid i virksomheten.

Praktisk verktøy for vernerunde

For å gjøre gjennomgangen mer strukturert bruker mange virksomheter en fast sjekkliste ved vernerunder. En slik sjekkliste kan bidra til å:

•    sikre at relevante forhold blir vurdert
•    dokumentere gjennomgangen
•    gi grunnlag for videre oppfølging

For noen virksomheter er det tilstrekkelig å ha en enkel og strukturert måte å gjennomføre vernerunde på.

→ Se hvordan HMS-styring håndterer vernerunder

Hvordan få HMS-dokumentasjonen til å fungere i det daglige:
→ Fra perm til praksis: Digital bruk av HMS-dokumentasjon