Kurskompendium

HMS-opplæring for arbeidsgiver

Arbeidsmiljøloven § 3-5

Denne opplæringen er rettet mot arbeidsgivere og ledere med HMS-ansvar, og gir en praktisk innføring i arbeidsgivers plikter, ansvar og forventninger etter arbeidsmiljøloven.

Hva kurset omfatter

• Arbeidsgivers HMS-ansvar etter arbeidsmiljøloven
• Krav til systematisk HMS-arbeid og internkontroll
• Roller, ansvar og medvirkning
• Praktisk oppfølging av HMS i virksomheten
• Dokumentasjon og etterlevelse

Kursinnhold

Modul 1 – Arbeidsgivers HMS-ansvar

Formålet med denne modulen er å gi daglig leder og arbeidsgiver nødvendig forståelse av hvilket ansvar som ligger hos arbeidsgiver, hva som forventes av systematisk HMS-arbeid, og hvilke rammer som gjelder for dokumentasjon og oppfølging.

Arbeidsgiver skal sørge for at HMS-arbeidet er organisert, planlagt og aktivt fulgt opp. Det innebærer å påse at nødvendige tiltak blir besluttet og gjennomført, og at virksomheten kan dokumentere sitt HMS-arbeid.

Manglende kunnskap fritar ikke for ansvar. Arbeidsgiver kan benytte nødvendig fagkompetanse, men har ansvar for at arbeidet styres, følges opp og dokumenteres på en forsvarlig måte.

Modul 2 – Systematisk HMS-arbeid i praksis

Systematisk HMS-arbeid er et krav, ikke et valg. HMS-arbeidet kan ikke være tilfeldig, personavhengig eller basert på enkeltstående tiltak.

Internkontroll er arbeidsgivers metode for å sikre at kravene i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter blir fulgt i praksis. Den skal brukes aktivt til å planlegge, gjennomføre og følge opp HMS-arbeidet.

Modul 3 – Kartlegging og risikovurdering

Arbeidsgiver plikter å kartlegge farer og vurdere risiko i virksomheten. Dette gjelder uavhengig av virksomhetens størrelse, om det har skjedd ulykker, eller om arbeidet oppleves som lite farlig.

Risikovurdering innebærer å vurdere sannsynlighet og konsekvens. Risiko vurderes før tiltak besluttes. Ikke alle risikovurderinger fører til tiltak, men vurderingene skal være begrunnet og dokumentert.

Modul 4 – Tiltak, handling og oppfølging

Når risiko er identifisert og vurdert, skal arbeidsgiver ta stilling til behov for tiltak. Der risikovurderingen avdekker uakseptabel risiko, skal arbeidsgiver beslutte og gjennomføre tiltak.

Tiltak skal være planlagt, styrt og fulgt opp til ferdigstillelse. Et tiltak anses først som gjennomført når det er ferdigstilt i henhold til beslutningen, eller formelt erstattet av en ny beslutning.

Modul 5 – Medvirkning, roller og involvering

Medvirkning i HMS-arbeidet er et lovkrav. Arbeidsgiver skal legge til rette for at ansatte medvirker ved kartlegging, risikovurdering og melding av avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag.

Medvirkning betyr ikke at ansvar eller beslutningsmyndighet overføres. Arbeidsgiver har alltid det fulle og overordnede ansvaret for beslutninger, prioriteringer og oppfølging.

Modul 6 – Dokumentasjon, oppfølging og etterprøvbarhet

Dokumentasjon er en integrert del av arbeidsgivers HMS-ansvar. Arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvilke vurderinger som er gjort, hvilke beslutninger som er tatt, hvilke tiltak som er besluttet og gjennomført, og hvordan tiltak er fulgt opp.

Etterprøvbarhet innebærer at arbeidsgiver kan redegjøre for hvordan HMS-arbeidet er planlagt, gjennomført og fulgt opp. Kravet er ikke mest mulig dokumentasjon, men relevant, oppdatert og etterprøvbar dokumentasjon.

Kunnskapskontroll

Etter at kursinnholdet er gjennomgått, skal kontrollspørsmålene besvares. Dette danner grunnlag for dokumentasjon av gjennomført opplæring.

Opplysninger som registreres i forbindelse med kunnskapskontrollen brukes kun til dokumentasjon av gjennomført HMS-opplæring.

HMS-opplæring for arbeidsgiver

Arbeidsmiljøloven § 3-5

Innledning

Denne opplæringen er rettet mot arbeidsgivere og ledere med HMS-ansvar, og gir nødvendig innføring i arbeidsgivers plikter etter arbeidsmiljøloven § 3-5. Kurset er utformet for å gi praktisk forståelse av ansvar, krav og forventninger – og dokumentert gjennomført opplæring.

Hva kurset omfatter

Kurset gir en strukturert gjennomgang av:

• Arbeidsgivers HMS-ansvar etter arbeidsmiljøloven
• Krav til systematisk HMS-arbeid og internkontroll
• Roller, ansvar og medvirkning
• Praktisk oppfølging av HMS i virksomheten
• Dokumentasjon og etterlevelse

Gjennomføring og omfang

Estimert gjennomføringstid: 2–3 timer, inkludert gjennomgang av kursinnhold og kunnskapskontroll.

Avgrensning

Kurset erstatter ikke virksomhetens plikt til å tilpasse HMS-arbeidet til egen drift, men gir nødvendig opplæring i arbeidsgivers ansvar og grunnleggende krav etter loven.

Kunnskapskontroll

Gjennomført opplæring avsluttes med en kunnskapskontroll. Dokumentasjon utstedes ved bestått gjennomføring.

Personvern

Opplysninger som registreres i forbindelse med kunnskapskontrollen brukes kun til dokumentasjon av gjennomført HMS-opplæring og lagres i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Kursinnhold – oversikt

1. Arbeidsgivers HMS-ansvar
2. Systematisk HMS-arbeid i praksis
3. Kartlegging og risikovurdering
4. Tiltak, handling og oppfølging
5. Medvirkning, roller og involvering
6. Dokumentasjon, oppfølging og etterprøvbarhet

---

Modul 1 – Arbeidsgivers HMS-ansvar

Formål med opplæringen

Denne opplæringen er gjennomført for å oppfylle kravet til HMS-opplæring av arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven § 3-5.

Formålet er å gi daglig leder og arbeidsgiver nødvendig forståelse av:

• hvilket ansvar som ligger hos arbeidsgiver
• hva som forventes av systematisk HMS-arbeid
• hvilke rammer som gjelder for dokumentasjon og oppfølging

Opplæringen klargjør ansvar og forventninger og den erstatter ikke praktisk HMS-arbeid.

Arbeidsgiveransvaret – personlig og ikke-delegerbart

Arbeidsgiver har det overordnede og rettslige ansvaret for at arbeidsmiljøet i virksomheten er fullt forsvarlig.

Dette ansvaret:

• er personlig for arbeidsgiver og utøves av virksomhetens øverste ledelse
• kan ikke delegeres bort
• kan ikke overtas av systemer, rådgivere eller konsulenter

Som arbeidsgiver skal du:

• sørge for at HMS-arbeidet er organisert, planlagt og aktivt fulgt opp
• påse at nødvendige tiltak blir besluttet og gjennomført
• sikre at virksomheten kan dokumentere sitt HMS-arbeid

Manglende kunnskap fritar ikke for ansvar.

Arbeidsgiver kan benytte nødvendig fagkompetanse i HMS-arbeidet, men har ansvar for at arbeidet styres, følges opp og dokumenteres på en forsvarlig måte.

Oversikt over regelverket

HMS-arbeidet i virksomheten reguleres av flere regelverk. De viktigste er:

• Arbeidsmiljøloven
• Forskrifter gitt med hjemmel i arbeidsmiljøloven
• Internkontrollforskriften

Regelverket gjelder uavhengig av virksomhetens størrelse. Kravene gjelder både for virksomheter med én ansatt og for virksomheter med mange ansatte.

Arbeidsmiljøloven fastsetter hva arbeidsgiver er ansvarlig for. Internkontrollforskriften beskriver hvordan virksomheten skal arbeide systematisk for å oppfylle dette ansvaret.

Som arbeidsgiver forventes det ikke at du kan alle detaljer i regelverket. Men du skal:

• kjenne hovedstrukturen
• forstå hvilke krav som gjelder for din virksomhet
• sikre at kravene er ivaretatt i praksis

Systematisk HMS-arbeid er en ledelsesoppgave

Systematisk HMS-arbeid er en del av ordinær virksomhetsstyring. Dette innebærer at arbeidsgiver skal:

• ha oversikt over relevante lover og forskrifter
• definere roller, ansvar og myndighet
• sørge for at farer og risikoforhold kartlegges
• beslutte eventuelle tiltak basert på gjennomførte vurderinger
• følge opp at besluttede tiltak virker
• dokumentere arbeidet

HMS-arbeidet skal være:

• planlagt
• strukturert
• etterprøvbart

Uformelle løsninger og enkeltstående tiltak er ikke tilstrekkelig. Arbeidsgiver har ansvar for å vurdere hvordan HMS-arbeidet skal organiseres i virksomheten, basert på størrelse, kompleksitet og risikoforhold.

Avgrensning – hva kurset er, og hva det ikke er

Dette kurset:

• forklarer arbeidsgivers ansvar
• klargjør forventninger til HMS-arbeidet
• gir grunnlag for korrekt utøvelse av ansvaret

Dette kurset:

• er ikke opplæring for ansatte
• er ikke et praktisk HMS-verktøy i seg selv
• gir ikke instruksjon i utfylling av skjemaer eller registreringer

Kurset låser ansvar, ikke kompetanse.

Kobling til praktisk utførelse i system

Arbeidsgivers ansvar etter loven skal utøves gjennom strukturert praksis. I denne sammenhengen innebærer dette bruk av en strukturert metode eller et HMS-/IK-system som:

• operasjonaliserer lovkravene
• gir faste rammer for dokumentasjon
• sikrer sammenheng mellom ansvar, beslutninger og handling

Kurset forklarer hva arbeidsgiver er ansvarlig for etter loven. Den praktiske utførelsen må støttes av en strukturert metode eller et system som gir nødvendig oversikt, sporbarhet og etterprøvbarhet i praksis.

---

Modul 2 – Systematisk HMS-arbeid i praksis

Formål

Denne delen klargjør hva systematisk HMS-arbeid innebærer for arbeidsgiver, og hvordan dette skal utøves som en del av ordinær virksomhetsstyring.

Formålet er å:

• tydeliggjøre arbeidsgivers plikt til å arbeide systematisk med HMS
• avgrense hva som menes med systematikk i HMS-sammenheng
• knytte lovkrav direkte til strukturert praksis

Systematisk HMS-arbeid er et krav – ikke et valg

Arbeidsgiver plikter å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Dette innebærer at HMS-arbeidet:

• ikke kan være tilfeldig
• ikke kan være personavhengig
• ikke kan baseres på enkeltstående tiltak

Systematikk betyr at HMS-arbeidet:

• følger en fast struktur
• er forutsigbart
• kan etterprøves i etterkant

Systematisk HMS-arbeid skal gjennomføres på alle nivåer i virksomheten. Styringen ligger hos arbeidsgiver, mens utførelsen skjer i den daglige driften.

Internkontroll – arbeidsgivers metode for å oppfylle lovkrav

Internkontroll er arbeidsgivers metode for å sikre at kravene i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter blir fulgt i praksis.

Internkontroll innebærer at virksomheten:

• har oversikt over relevante lovkrav
• har definert ansvar og myndighet
• kartlegger farer og risikoforhold
• beslutter og gjennomfører tiltak
• følger opp og korrigerer ved avvik
• dokumenterer arbeidet

Internkontroll er ikke en låst «perm», men en styrt og levende prosess. Den skal brukes aktivt i virksomhetens daglige drift til å planlegge, gjennomføre og følge opp HMS-arbeidet. Dokumentasjon skal støtte styring og oppfølging, ikke erstatte faktisk HMS-arbeid.

HMS som del av ledelse og styring

Systematisk HMS-arbeid er en del av arbeidsgivers styringsansvar. Dette innebærer at HMS:

• inngår i planlegging og beslutninger
• følges opp på lik linje med økonomi og drift
• behandles som en kontinuerlig prosess

HMS-arbeid som i hovedsak skjer ved tilsyn, ulykker, klager eller avvik, anses ikke som systematisk HMS-arbeid.

Krav til struktur og sammenheng

For at HMS-arbeidet skal være systematisk, må det være sammenheng mellom:

• ansvar
• vurderinger
• tiltak
• oppfølging
• dokumentasjon

Manglende sammenheng mellom disse elementene er et vanlig avvik ved tilsyn. Arbeidsgiver skal kunne vise:

• hvordan risiko er identifisert
• hvilke tiltak som er besluttet
• hvordan tiltak er fulgt opp
• hvordan arbeidet er dokumentert

Avgrensning – hva systematisk HMS-arbeid ikke er

Systematisk HMS-arbeid er ikke:

• en samling enkeltstående dokumenter
• en årlig gjennomgang uten oppfølging
• delegert bort til ansatte uten styring
• overlatt til eksterne uten intern forankring

Arbeidsgiver har ansvaret for helheten, uavhengig av hvem som utfører oppgavene.

Kobling til praktisk utførelse i system

Systematisk HMS-arbeid forutsetter faste rammer for utførelse. Arbeidsgiver må sørge for at praktisk utførelse og oppfølging skjer gjennom en strukturert og dokumenterbar metode som:

• sikrer at alle nødvendige elementer er ivaretatt
• gir faste rammer for vurdering, tiltak og oppfølging
• skaper sammenheng mellom lovkrav og praksis

Kurset beskriver kravet til systematikk. Systemet ivaretar den praktiske gjennomføringen.

---

Modul 3 – Kartlegging og risikovurdering

Formål

Denne delen skal klargjøre sammenhengen mellom kartlegging, risikovurdering, eventuelt behov for tiltak og videre oppfølging.

Formålet er å:

• tydeliggjøre at risikovurdering er et arbeidsgiveransvar
• avgrense hva som menes med tilstrekkelig kartlegging og vurdering
• klargjøre sammenhengen mellom risiko, tiltak og oppfølging

Risikovurdering er et krav – ikke en vurdering av behov

Arbeidsgiver plikter å kartlegge farer og vurdere risiko i virksomheten. Dette er ikke avhengig av:

• virksomhetens størrelse
• om det har skjedd ulykker
• om arbeidet oppleves som “lite farlig”

Risikovurdering skal gjennomføres:

• før arbeidet starter
• ved endringer i arbeidsforhold
• når erfaring eller hendelser tilsier det

Risikovurderingen skal ta hensyn til virksomhetens bransje, aktiviteter og særskilte risikoforhold, herunder krav som følger av bransjespesifikt regelverk. Manglende risikovurdering anses som mangelfullt HMS-arbeid.

Hva menes med kartlegging av farer

Kartlegging innebærer å identifisere forhold som kan medføre:

• skade på liv og helse
• uheldige belastninger
• psykososiale eller organisatoriske risikoforhold

Kartlegging skal omfatte:

• arbeidsoppgaver
• arbeidsmetoder
• utstyr og hjelpemidler
• arbeidsmiljøforhold
• organisering av arbeidet

Kartleggingen skal gjøres i samarbeid med de ansatte. Ansvar for metode, vurdering og videre oppfølging ligger hos arbeidsgiver. Kartleggingen skal være reell. Antakelser og generelle vurderinger er ikke tilstrekkelig.

Risikovurdering – vurdering av sannsynlighet og konsekvens

Risikovurdering innebærer å vurdere:

• hvor sannsynlig det er at en uønsket hendelse kan inntreffe
• hvilke konsekvenser hendelsen kan få

Risiko vurderes alltid før tiltak besluttes. Arbeidsgivers plikt er å vurdere risiko og behov for tiltak. Ikke alle risikovurderinger vil nødvendigvis resultere i tiltak, men alle vurderinger skal være begrunnet og dokumentert.

Risikovurderingen skal danne grunnlag for:

• prioritering av tiltak
• valg av risikoreduserende løsninger
• oppfølging og kontroll

Risikovurderinger som konkluderer med akseptabel risiko krever ikke tiltak, men skal være begrunnet og dokumentert. Risikovurderinger som avdekker uakseptabel risiko skal følges opp med tiltak.

Krav til tiltak basert på risiko

Når risiko er identifisert og vurdert, skal arbeidsgiver ta stilling til om tiltak er nødvendig, og eventuelt:

• beslutte nødvendige tiltak
• sikre at tiltak gjennomføres
• prioritere tiltak der risikovurderingen viser høyest risiko først

Tiltak skal:

• redusere risiko, ikke bare dokumentere den
• være tilpasset risikoens art og omfang
• følges opp over tid

Risiko kan ikke aksepteres uten at den er vurdert, begrunnet og dokumentert. Aksept av risiko er en beslutning som skal kunne etterprøves.

Dokumentasjon av kartlegging og risikovurdering

Arbeidsgiver skal kunne dokumentere:

• hva som er kartlagt
• hvordan risiko er vurdert
• hvilke tiltak som er besluttet
• hvordan tiltak følges opp

Dokumentasjonen skal:

• være etterprøvbar
• være oppdatert
• vise sammenheng mellom risiko og tiltak

Mangelfull dokumentasjon anses som mangelfull risikovurdering. Arbeidsgiver har ansvar for at risikovurderinger dokumenteres, oppdateres og brukes aktivt.

Risikovurderinger gjennomgås jevnlig som del av virksomhetens systematiske HMS-oppfølging, og når nye forutsetninger avdekkes.

Dette kan eksempelvis være ved endringer i arbeidsoppgaver, arbeidsmetoder, organisering, bruk av nytt utstyr, eller når andre forhold tilsier at eksisterende vurderinger ikke lenger er tilstrekkelige.

Avgrensning – hva risikovurdering ikke er

• en engangshandling uten videre oppfølging
• en generell HMS-erklæring uten konkret vurdering
• basert på tidligere vurderinger uten aktiv gjennomgang
• overlatt til ansatte uten tydelig ansvar og beslutningsmyndighet

Kobling til praktisk utførelse i system

Kartlegging og risikovurdering forutsetter faste rammer for gjennomføring, oppfølging og dokumentasjon.

Kurset beskriver hvilke krav som gjelder til kartlegging og risikovurdering. Arbeidsgiver må selv velge en strukturert metode for å gjennomføre og følge opp dette i praksis.

En slik metode må sikre at risiko vurderes, eventuelle tiltak besluttes, og at arbeidet dokumenteres og kan etterprøves over tid.

Et HMS-/IK-system er én mulig måte å strukturere dette på. Et slikt system bør:

• gi faste innganger for risikovurdering
• knytte risiko direkte til tiltak
• sikre oppfølging og dokumentasjon over tid

Kurset beskriver kravene til risikovurdering. En strukturert metode eller et system må støtte den praktiske gjennomføringen.

---

Modul 4 – Tiltak, handling og oppfølging

Formål

Denne delen klargjør arbeidsgivers ansvar for å beslutte, gjennomføre og følge opp tiltak når risiko er identifisert.

Formålet er å:

• tydeliggjøre arbeidsgivers plikt til handling når risikovurdering avdekker uakseptabel risiko
• klargjøre kravene til prioritering og gjennomføring av tiltak
• vise sammenhengen mellom tiltak, oppfølging og dokumentasjon

Tiltak er arbeidsgivers beslutning

Når risiko er identifisert og vurdert, skal arbeidsgiver ta stilling til behov for tiltak. Der risikovurderingen avdekker uakseptabel risiko, skal arbeidsgiver beslutte og gjennomføre tiltak.

Dette innebærer at:

• tiltak ikke kan utsettes uten vurdering
• tiltak skal være planlagt og styrt
• tiltak skal være besluttet og styrt av arbeidsgiver

Arbeidsgiver har ansvar for:

• hvilke tiltak som velges
• når tiltak skal gjennomføres
• hvem som er ansvarlig for gjennomføring

Tiltak uten tydelig beslutning og plassert ansvar kan ikke regnes som gjennomførte tiltak. Et tiltak anses først som gjennomført når det er formelt besluttet, ansvar er tydelig plassert, og gjennomføringen er fulgt opp til ferdigstillelse eller erstattet av en ny beslutning.

Prioritering av tiltak

Tiltak skal prioriteres ut fra en samlet vurdering av risiko, herunder alvorlighetsgrad, sannsynlighet og eksponering.

Arbeidsgiver må vurdere:

• alvorlighetsgrad dersom en uønsket hendelse inntreffer
• sannsynlighet for at hendelsen kan inntreffe
• hvor ofte eller hvor mange arbeidstakere som kan bli berørt

På dette grunnlaget gjelder at:

• tiltak mot forhold med høy samlet risiko skal prioriteres først
• forhold med lavere alvorlighetsgrad kan kreve prioritet dersom de forekommer ofte eller berører flere arbeidstakere
• lavere risiko kan håndteres senere, dersom dette er vurdert, begrunnet og fulgt opp
• økonomi kan ikke brukes som eneste begrunnelse for å unnlate nødvendige tiltak

Prioritering av tiltak skal være:

• risikobasert
• dokumentert
• etterprøvbar

Gjennomføring av tiltak/handling

Arbeidsgiver skal sikre at besluttede tiltak faktisk gjennomføres. Dette innebærer at:

• tiltak følges opp fra beslutning til ferdigstillelse
• ansvar for gjennomføring er tydelig plassert
• frister er fastsatt og fulgt opp
• nødvendige ressurser er tilgjengelige for gjennomføring

Gjennomføring av tiltak innebærer mer enn å beslutte eller igangsette handlinger. Et tiltak anses først som gjennomført når det er ferdigstilt i henhold til beslutningen, eller formelt erstattet av en ny beslutning.

Tiltak som ikke følges opp frem til ferdigstillelse kan ikke regnes som gjennomførte tiltak.

Samlingen av besluttede tiltak utgjør virksomhetens tiltaksplan (handlingsplan) for HMS. I denne løsningen brukes begrepet tiltaksplan som samlet betegnelse.

Oppfølging og kontroll av tiltak

Gjennomførte tiltak skal følges opp for å vurdere om de har ønsket effekt, basert på virksomhetens art, omfang og risikoforhold.

Oppfølging innebærer å:

• kontrollere at tiltak er utført som besluttet
• vurdere om tiltaket har bidratt til å redusere risiko til et akseptabelt nivå
• identifisere behov for justering eller nye tiltak der dette er relevant

Oppfølging skal være forholdsmessig og tilpasset tiltakets art og risiko. Det stilles ikke krav om omfattende målinger eller analyser der dette ikke er hensiktsmessig.

Tiltak som ikke vurderes eller følges opp i noen form, gir imidlertid ingen dokumenterbar risikoreduksjon.

Dokumentasjon av tiltak og oppfølging

Arbeidsgiver skal kunne dokumentere:

• hvilke tiltak som er besluttet
• når tiltak er gjennomført
• hvem som har hatt ansvar for gjennomføring
• hvordan tiltak er fulgt opp og vurdert

Dokumentasjonen skal:

• vise en tydelig sammenheng mellom kartlagt risiko og iverksatte tiltak
• holdes løpende oppdatert og reflektere faktisk praksis
• kunne fremlegges og etterprøves ved tilsyn og som grunnlag for videre læring

Mangelfull dokumentasjon anses som mangelfull oppfølging.

Avgrensning – hva tiltak og oppfølging ikke er

Tiltak og oppfølging er ikke:

• en engangsbeslutning uten videre kontroll
• avsluttet når tiltak er “satt i gang”
• overlatt til ansatte uten tydelig styring
• avsluttet uten vurdering av effekt

Arbeidsgiver har ansvar for hele tiltakets livsløp – fra beslutning til oppfølging, avslutning og dokumentert sporbarhet.

Kobling til praktisk utførelse i system

Tiltak og oppfølging forutsetter en strukturert og dokumenterbar måte å arbeide på over tid.

Kurset beskriver arbeidsgivers ansvar for beslutning, gjennomføring og oppfølging av tiltak.

Arbeidsgiver må selv velge en metode som sikrer planlegging, ansvar, oppfølging, avslutning og sporbar dokumentasjon.

Et HMS-/IK-system er én mulig måte å strukturere dette på, for eksempel ved å gi oversikt over besluttede tiltak, ansvar, frister og status frem til avslutning. Et slikt system bør:

• knytte tiltak direkte til identifisert risiko
• gi oversikt over ansvar, frister og status
• sikre dokumentert oppfølging frem til avslutning

Kurset beskriver arbeidsgivers plikt til handling og oppfølging. Den praktiske gjennomføringen må støttes av en strukturert metode eller et system.

---

Modul 5 – Medvirkning, roller og involvering

Formål

Denne delen klargjør kravene til medvirkning i det systematiske HMS-arbeidet, og hvordan dette skal utøves innenfor rammen av arbeidsgivers styringsansvar.

Formålet er å:

• tydeliggjøre at medvirkning er et lovkrav
• avklare arbeidsgivers ansvar ved involvering av ansatte
• beskrive roller og funksjoner i HMS-arbeidet
• avgrense medvirkning fra beslutningsmyndighet og ansvar

Modulen gir grunnlag for korrekt involvering av ansatte uten at arbeidsgivers ansvar svekkes eller deles.

Medvirkning som lovkrav

Medvirkning i HMS-arbeidet er et lovkrav.

Arbeidsgiver skal legge til rette for at ansatte medvirker i det systematiske HMS-arbeidet, herunder ved:

• kartlegging av arbeidsmiljøforhold
• vurdering av risiko
• melding av avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag

Medvirkning innebærer at ansatte bidrar med kunnskap og erfaring fra egen arbeidshverdag. Dette er en forutsetning for at arbeidsgiver skal ha et tilstrekkelig grunnlag for riktigere vurderinger og beslutninger.

Medvirkning endrer ikke arbeidsgivers ansvar. Arbeidsgiver har alltid det fulle og overordnede ansvaret for beslutninger, prioriteringer og oppfølging.

Arbeidsgivers styringsansvar ved medvirkning

Arbeidsgiver har styringsansvaret for HMS-arbeidet, også når ansatte medvirker.

Medvirkning innebærer at ansatte bidrar med informasjon, erfaring og innspill. Det innebærer ikke at ansvar eller beslutningsmyndighet overføres.

Arbeidsgivers styringsansvar innebærer at arbeidsgiver:

• fastsetter rammer for medvirkning
• beslutter hvilke tiltak som skal gjennomføres
• prioriterer mellom tiltak basert på risiko og virksomhetens forutsetninger
• følger opp at beslutninger blir gjennomført og evaluert

Involvering av ansatte fritar ikke arbeidsgiver for ansvar etter loven.

Roller og ansvar i HMS-arbeidet

Roller og ansvar i HMS-arbeidet skal være tydelig definert og kjent i virksomheten.

Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for at HMS-arbeidet er forsvarlig, systematisk og dokumentert.

Andre roller kan ha oppgaver og funksjoner, men kan ikke overta arbeidsgivers ansvar.

I HMS-arbeidet skal følgende roller være involvert:

• arbeidsgiver / daglig leder
• ledere med delegert oppfølgingsansvar
• ansatte
• verneombud og tillitsvalgte der dette er aktuelt

For at HMS-arbeidet skal fungere i praksis, må roller og ansvar være tydelig avklart.

For alle roller gjelder:

• oppgaver og myndighet skal være tydelig avklart
• ansvar kan ikke delegeres bort fra arbeidsgiver
• roller skal støtte arbeidsgivers styring, ikke erstatte den

Uklare roller og ansvar er en vanlig årsak til mangelfullt HMS-arbeid.

Verneombud

Verneombudet er arbeidstakernes representant i HMS-arbeidet og skal bidra til forebygging, trygghet og etterlevelse av virksomhetens HMS-krav.

Virksomheter med fem eller flere ansatte, inkludert innleide, skal ha valgt verneombud. Virksomheter med færre enn fem ansatte kan avtale en alternativ ordning dersom arbeidsgiver og ansatte er enige. En slik ordning skal være skriftlig og kan overprøves av Arbeidstilsynet dersom forholdene tilsier det.

Verneombudet representerer arbeidstakerne og kan som hovedregel ikke være daglig leder. Unntak kan kun vurderes i helt små virksomheter og forutsetter særskilt begrunnelse og skriftlig avklaring.

Verneombudets rolle er forebyggende og rådgivende.

Verneombudet skal blant annet:

• ivareta arbeidstakernes interesser i HMS-saker
• påpeke farlige forhold og foreslå forbedringer
• medvirke i kartlegging, risikovurdering og oppfølging av HMS-forhold

Verneombudet skal ikke overta arbeidsgivers ansvar, utøve linjelederfunksjoner eller håndtere personalsaker.

Arbeidsgiver har ansvar for at ordningen med verneombud eller alternativ løsning er korrekt etablert, kjent i virksomheten og fungerer etter hensikten.

Andre funksjoner i HMS-arbeidet

Bedriftshelsetjeneste (BHT) kan være en del av virksomhetens HMS-arbeid der dette er lovpålagt eller vurderes som nødvendig. Arbeidsgiver har ansvar for å vurdere behovet for BHT basert på virksomhetens art, risikoforhold og regelverkskrav.

Bruk av BHT kan gi faglig støtte i kartlegging, risikovurdering og forebyggende arbeid, men endrer ikke arbeidsgivers ansvar for HMS-arbeidet.

Arbeidsmiljøutvalg (AMU) skal etableres i virksomheter der dette er lovpålagt, basert på virksomhetens størrelse, risikoforhold og regelverkskrav. Arbeidsgiver har ansvar for å vurdere om virksomheten er omfattet av krav om AMU, og for å etablere dette der plikten gjelder.

AMU er et samarbeidsorgan og endrer ikke arbeidsgivers ansvar for HMS-arbeidet.

Verneombud og tillitsvalgte – når og hvorfor

Verneombud og tillitsvalgte skal involveres i HMS-arbeidet når loven krever det, og der deres rolle er relevant for virksomhetens risikoforhold.

Verneombud skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet.

Verneombudet har rett til å medvirke ved:

• kartlegging av arbeidsmiljøforhold
• risikovurderinger
• planlegging og gjennomføring av tiltak som påvirker arbeidsmiljøet

Tillitsvalgte representerer ansatte i saker som gjelder medbestemmelse og arbeidsforhold, og kan være relevante i HMS-relaterte prosesser der tiltak påvirker arbeidstid, organisering eller andre forhold som berører ansattes arbeidsvilkår.

Når verneombud eller tillitsvalgte er involvert:

• skal de gis nødvendig informasjon
• skal de få reell mulighet til å medvirke
• skal deres rolle respekteres innenfor lovens rammer

Involvering av verneombud og tillitsvalgte endrer ikke arbeidsgivers styringsansvar eller beslutningsmyndighet.

Tillitsvalgte – når det er krav

Tillitsvalgte er arbeidstakernes representanter i saker som gjelder medbestemmelse, lønns- og arbeidsvilkår.

Det er ikke et generelt lovbestemt krav at virksomheter skal ha tillitsvalgte. Ordningen er normalt knyttet til organisering eller tariffavtale, men tillitsvalgte kan også etableres som en frivillig ordning i virksomheten.

Der tillitsvalgte er valgt eller utpekt, har arbeidsgiver plikt til å forholde seg til rollen innenfor rammene av gjeldende lov- og avtaleverk.

Der tillitsvalgte er valgt, har arbeidsgiver plikt til å:

• forholde seg til tillitsvalgte i saker som omfattes av medbestemmelse
• involvere tillitsvalgte der lov og avtaleverk krever det

Fravær av tillitsvalgte fritar ikke arbeidsgiver fra plikten til å involvere ansatte og ivareta kravene til medvirkning etter arbeidsmiljøloven.

Avgrensning – hva medvirkning er, og ikke er

Medvirkning innebærer at ansatte bidrar med informasjon, erfaring og innspill i HMS-arbeidet.

Medvirkning er ikke:

• felles beslutningsmyndighet om tiltak, herunder krav om at arbeidsgiver og ansatte må være enige før tiltak kan besluttes
• enighet som erstatter styring, der manglende konsensus brukes som begrunnelse for å utsette eller unnlate nødvendige tiltak
• et alternativ til systematisk HMS-arbeid
• overføring av arbeidsgivers ansvar

Medvirkning innebærer at ansatte blir hørt og involvert, men ikke at ansvar eller beslutningsmyndighet deles.

Arbeidsgiver skal innhente og vurdere innspill fra ansatte, og har ansvar for å treffe endelige beslutninger om prioriteringer, tiltak og oppfølging.

Manglende enighet fritar ikke arbeidsgiver fra plikten til å beslutte og følge opp nødvendige tiltak.

Kobling til praktisk utførelse

Medvirkning forutsetter at virksomheten har faste rammer for hvordan ansatte kan bidra i HMS-arbeidet. Kurset beskriver kravene til medvirkning og arbeidsgivers styringsansvar.

Arbeidsgiver må selv etablere en metode som sikrer at:

• ansatte kan melde fra om forhold som påvirker arbeidsmiljøet
• innspill og meldinger blir vurdert
• relevante forhold inngår i videre risikovurdering og oppfølging

En strukturert metode eller et HMS-/IK-system er én mulig måte å støtte dette på, for eksempel ved å:

• legge til rette for melding av avvik og uønskede hendelser
• sikre sporbar håndtering av innspill
• knytte medvirkning til risikovurdering og tiltak

Kurset beskriver rammene for medvirkning og arbeidsgivers ansvar. Den praktiske gjennomføringen må støttes av en egnet metode eller et system som sikrer dokumenterbar og etterprøvbar håndtering over tid.

---

Modul 6 – Dokumentasjon, oppfølging og etterprøvbarhet

Formål

Denne delen klargjør arbeidsgivers plikt til dokumentasjon, oppfølging og etterprøvbarhet i det systematiske HMS-arbeidet.

Formålet er å:

• tydeliggjøre dokumentasjon som en del av arbeidsgivers ansvar
• avklare hva som menes med tilstrekkelig og etterprøvbar dokumentasjon
• forklare hvorfor oppfølging over tid er nødvendig for å oppfylle lovkrav
• avgrense dokumentasjon fra arkivering og ren formalia

Kurset skal gi grunnlag for å forstå hvordan dokumentasjon og oppfølging skal støtte styring, ikke erstatte den.

Dokumentasjonsplikt som del av arbeidsgivers ansvar

Dokumentasjon er en integrert del av arbeidsgivers HMS-ansvar.

Arbeidsgiver skal kunne dokumentere at kravene til systematisk HMS-arbeid er ivaretatt i praksis.

Dette innebærer at virksomheten kan vise:

• hvilke vurderinger som er gjort
• hvilke beslutninger som er tatt
• hvilke tiltak som er besluttet og gjennomført
• hvordan tiltak er fulgt opp

Krav til etterprøvbarhet

Etterprøvbarhet innebærer at arbeidsgiver kan redegjøre for hvordan HMS-arbeidet er planlagt, gjennomført og fulgt opp.

Dokumentasjonen skal gjøre det mulig å:

• forstå hvilke vurderinger som er gjort
• se hvilke beslutninger som er tatt
• følge sammenhengen mellom risiko, tiltak og oppfølging

Etterprøvbarhet krever ikke omfattende dokumentasjon. Kravet er at dokumentasjonen er tilstrekkelig til å vise faktisk praksis.

Manglende eller mangelfull etterprøvbarhet svekker virksomhetens evne til å vise at HMS-arbeidet er forsvarlig.

Oppfølging over tid – når og hvorfor

Oppfølging over tid er en del av arbeidsgivers ansvar for å sikre at HMS-arbeidet fungerer etter hensikten.

Oppfølging innebærer at arbeidsgiver:

• vurderer om tidligere beslutninger fortsatt er relevante
• kontrollerer at tiltak har ønsket effekt
• fanger opp endringer som kan påvirke risiko i virksomheten

Oppfølging skal gjennomføres:

• når det skjer endringer i arbeidsoppgaver, arbeidsmetoder eller organisering
• når erfaring, hendelser eller avvik tilsier det
• som del av virksomhetens ordinære HMS-gjennomgang

Oppfølging over tid krever ikke kontinuerlig overvåking. Kravet er at HMS-arbeidet holdes oppdatert og tilpasset virksomhetens faktiske risikoforhold.

Avgrensning – hva dokumentasjon er, og ikke er

Dokumentasjon i HMS-arbeidet skal støtte styring, oppfølging og etterprøvbarhet.

Dokumentasjon er:

• sporbar fremstilling av vurderinger, beslutninger og tiltak
• grunnlag for oppfølging og forbedring
• bevis på at HMS-arbeidet er utført i praksis

Dokumentasjon er ikke:

• en samling dokumenter uten sammenheng
• arkivering uten aktiv bruk
• utfylling av skjemaer uten reell vurdering
• et substitutt for faktisk HMS-arbeid

Mengde dokumentasjon er ikke avgjørende. Det avgjørende er at dokumentasjonen er relevant, oppdatert og etterprøvbar.

Kobling til praktisk utførelse

Dokumentasjon, oppfølging og etterprøvbarhet forutsetter at virksomheten arbeider strukturert over tid.

Kurset beskriver arbeidsgivers plikter knyttet til dokumentasjon og oppfølging.

Arbeidsgiver må selv velge en metode som sikrer at:

• vurderinger, beslutninger og tiltak blir dokumentert
• dokumentasjonen holdes oppdatert
• sammenhengen mellom risiko, tiltak og oppfølging kan etterprøves

En strukturert metode eller et HMS-/IK-system er én mulig måte å støtte dette på, for eksempel ved å:

• samle vurderinger, beslutninger og tiltak på ett sted
• sikre sporbarhet gjennom hele prosessen
• legge til rette for systematisk oppfølging over tid

Kurset fastsetter kravene til dokumentasjon og etterprøvbarhet. Den praktiske gjennomføringen må støttes av en egnet metode eller et system.

---

Opplysninger som registreres i forbindelse med kunnskapskontrollen brukes kun til dokumentasjon av gjennomført HMS-opplæring.