Hva krever internkontrollen i praksis?

Denne artikkelen forklarer hva internkontroll faktisk krever i praksis i HMS-arbeidet.
Den er laget for mindre virksomheter som er usikre på hva som må være på plass – og hva som er tilstrekkelig.

Internkontroll i HMS handler ikke om å oppfylle flest mulig krav, men om å kunne vise reell kontroll over egen virksomhet. Myndighetene forventer ikke et perfekt system, men et system som er forståelig, brukt og fulgt opp over tid.

Kort sagt: Virksomheten må kunne forklare hva dere gjør, hvorfor dere gjør det, og hvordan dere følger det opp.

Hva et fungerende internkontrollsystem må inneholde

I praksis innebærer internkontroll i HMS at virksomheten kan dokumentere og vise at den:

• har fastsatt mål for HMS-arbeidet
• har avklart ansvar, roller og organisering
• har kartlagt risiko og vurdert konsekvenser
• har besluttet og iverksatt nødvendige tiltak
• følger opp avvik og uønskede hendelser
• evaluerer og forbedrer systemet over tid

Dette er kjernen i internkontrollen. Hvordan dette løses teknisk er underordnet, så lenge innholdet og sammenhengen er på plass.

Medvirkning – et praktisk krav, ikke et prinsipp

Internkontrollforskriften forutsetter at ansatte medvirker i HMS-arbeidet.

I praksis betyr dette at:

• ansatte kjenner relevante rutiner og risikoforhold
• avvik og nestenulykker faktisk meldes
• erfaringer fra arbeidshverdagen tas med i vurderinger og forbedringer

Et internkontrollsystem regnes i praksis ikke som fungerende dersom det kun er kjent for ledelsen og ikke brukes av de ansatte i arbeidshverdagen.

Internkontroll som kontinuerlig prosess

Internkontroll er ikke et engangstiltak eller et dokumentasjonsprosjekt. Arbeidet krever en systematisk oppfølging og forbedring:

Planlegg: identifiser risiko og fastsett tiltak

Gjør: gjennomfør tiltakene i praksis

Kontroller: vurder om tiltakene har ønsket effekt

Korriger: juster der noe ikke fungerer

Dette gir virksomheten et levende system, fremfor statisk dokumentasjon.

Hva må dokumenteres skriftlig?

Arbeidstilsynets veiledning til internkontrollforskriften presiserer at enkelte krav skal dokumenteres skriftlig. Virksomheten skal kunne vise dokumentasjon på:

• mål for HMS-arbeidet
• ansvar og organisering
• kartlegging og risikovurdering
• beslutning og oppfølging av tiltak
• håndtering av avvik og uønskede hendelser

Øvrige krav kan ivaretas gjennom praksis, så lenge virksomheten kan forklare og vise hvordan de følges.

Hva vurderes i praksis ved tilsyn?

Ved tilsyn vurderes det ikke bare om dokumentene finnes, men om systemet:

• er tilpasset virksomhetens risiko og størrelse
• er kjent og forstått i organisasjonen
• brukes i det daglige arbeidet
• følges opp når noe avdekkes

Tilsyn handler i stor grad om sammenheng mellom det som er beskrevet og det som faktisk gjøres.

Kort oppsummert

Internkontroll i praksis betyr at virksomheten:

• har oversikt over risiko
• har tydelige rutiner og ansvar
• involverer ansatte
• følger opp avvik og tiltak
• forbedrer systemet over tid

Et system som kun eksisterer på papir, men ikke i praksis, regnes normalt ikke som tilstrekkelig internkontroll.

Hvilke HMS-rutiner må en virksomhet ha – og hva må faktisk være på plass?
→ Hvilke HMS-rutiner må en virksomhet ha?